HR|Pilot - professionelles Recruiting
- praxisnahe Inhalte &
- sofort nutzbares Know-How
- klar strukturierte Prozesse
- persönliche Begleitung auf Augenhöhe
- flexible Formate - passend zu deinem Alltag
- nachweisbare Wirkung &
- hohe Kundenzufriedenheit
Wir machen euer Recruiting wirksam – durch Struktur, System und echte Entlastung.
Damit aus Bewerbern Mitarbeitende werden – mit System, Überblick und Wirkung.
Was du abgibst
- Administration im Bewerbermanagement: Wir sichten und kategorisieren Bewerbungen, übernehmen die Vorauswahl und stimmen alles mit den Fachbereichen ab – präzise, transparent und zeitsparend.
- Preboarding-Prozess: Vom Willkommenspaket bis zur Einladung zum Preboarding-Gespräch – wir gestalten eine verbindliche Ankommensphase, die Wertschätzung zeigt und Orientierung gibt.
- Onboarding-Grundlagen: Wir erstellen Willkommensunterlagen, organisieren erste Tage, klären Schnittstellen – damit niemand im Chaos landet, sondern vom ersten Tag an weiß, wo es langgeht.
- Begleitung der Probezeit: Wir strukturieren Feedbackschleifen, begleiten Erwartungsklärung (30-60-90) und sichern die Zielparameter – damit Entwicklung nicht dem Zufall überlassen bleibt.
Was du gewinnst
- Passende Besetzungen – schneller und mit weniger Zeiteinsatz für dich: Du bekommst Klarheit in deinem Recruitingprozess – von der ersten Bewerbung bis zum gelungenen Start. Ohne langes Nachfassen. Ohne Reibungsverluste.
- Entlastung mit System: Wir halten die Fäden zusammen – während du dich auf Gespräche und Entscheidungen fokussieren kannst. Alles andere regeln wir.
- Ein starkes Willkommensgefühl: Neue Mitarbeitende spüren: Hier wurde mitgedacht. Das sorgt für Bindung, Klarheit – und weniger Frühfluktuation.
- Onboarding, das wirkt: Struktur, Feedback, klare Abläufe – dein Onboarding wird vom Unsicherheitsfaktor zur Erfolgsbasis für langfristige Mitarbeit.
So läuft’s ab
1 Auftragsdatenverarbeitungsvertrag
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Direkt nach Bestellung starten wir mit der rechtskonformen Grundlage zur Verarbeitung deiner Bewerber- und Personaldaten.
2 Onboarding & Setup
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Damit wir den operativen Start optimal vorbereiten können, benötigen wir – sofern vorhanden – folgende Infos und Daten von euch:
- Organigramm & Ansprechpartner
- Stellenplan & -beschreibungen (falls vorhanden)
- bestehende Stellenausschreibungen (falls vorhanden)
- Ggf. relevante Betriebsvereinbarungen & Tarifverträge
- Ablauf und Daten zu bisherigem Onboarding und Probezeit (falls vorhanden)
- Zugriff auf Bewerbungsmanagement-Portale (falls vorhanden)
3 Kick-Off & Zielklärung
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Im gemeinsamen Starttermin klären wir:
- IST-/ZIEL-Zustand
- Ziele, Herausforderungen & Rollenverteilung
- Kommunikationsabläufe in der Zusammenarbeit
- Preboarding- & Probezeit-Rahmenbedingungen
4 GoLive & Kommunikation
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Sobald alle Informationen stehen, starten wir die Betreuung:
- Kommunikation an relevante Beteiligte (per Video oder Call)
- Einrichtung der Prozesse
- Start in den aktiven Betrieb
5 Preboarding & Setup neuer Mitarbeiter
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Wir gestalten eine strukturierte Ankommensphase:
- Begrüßung, Willkommenspaket, erste Orientierung
- Koordination IT-Setup & Schnittstellen
- Einladung zum Preboarding-Gespräch
- Kulturelle & soziale Integration vor dem ersten Arbeitstag
6 Onboarding & Einarbeitungsplan
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Wir übernehmen die Basics für einen gelungenen Start:
- Willkommensmappe, Laufzettel, Ablauf erster Tag
- Einarbeitungsplan & Erwartungsklärung (30-60-90)
- Übergabe an Fachbereich mit Struktur
7 Probezeitbegleitung & Feedback
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Wir begleiten durch die ersten Monate:
- Strukturierte Feedbackschleifen
- Reflexion mit Führung & Mitarbeitenden
- Anpassung der Zielparameter bei Bedarf
8 Reporting & Weiterentwicklung
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Wir stimmen uns laufend mit dir ab:
- monatlicher Rückblick & Ausblick auf offene Themen
- fallspezifische Feedback-Calls für den letzten Feinschliff
- 3-monatliches Reporting zur Wirksamkeit
Was Kunden überzeugt
94 % Weiterempfehlungsrate
Typische Use Cases aus dem Alltag
Stefan – Bereichsleiter mit wachsendem Team
„Ich brauche endlich Struktur im Onboarding – und zwar bevor die Leute starten.“
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„Ich brauche endlich Struktur im Onboarding – und zwar bevor die Leute starten.“
Ausgangslage: Stefan verantwortet 4 Teams mit über 30 Mitarbeitenden. Neue Stellen entstehen laufend – doch die Einarbeitung läuft oft unkoordiniert, jedes Team macht es anders.
Herausforderung: Neue Mitarbeitende fühlen sich in den ersten Wochen allein gelassen, Rückfragen häufen sich, das Onboarding kostet alle Beteiligten unnötig viel Zeit.
Lösung: Der HR|Pilot übernimmt Preboarding, organisiert Schnittstellen, bereitet alles für den ersten Tag vor und koordiniert den Onboarding-Fahrplan mit Stefan.
Julia – HR-Specialist Recruiting
„Ich verliere zu viel Zeit mit Abstimmungen – dabei sollte ich rekrutieren.“
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„Ich verliere zu viel Zeit mit Abstimmungen – dabei sollte ich rekrutieren.“
Ausgangslage: Julia betreut allein das gesamte Bewerbermanagement. Sie spricht mit Bedarfsträgern, verwaltet Bewerbungen, organisiert Termine – und erstellt nebenbei noch E-Mails und Vorlagen.
Herausforderung: Keine Standards, zu viele manuelle Prozesse, zu wenig Zeit für strategische Themen – von Preboarding ganz zu schweigen.
Lösung: Der HR|Pilot übernimmt Sichtung & Vorauswahl, standardisiert Kommunikation, richtet ein Preboarding-System ein und sorgt für abgestimmte Abläufe.
Markus – Geschäftsführer eines wachsenden Mittelständlers
„Ich will nicht, dass neue Leute gleich wieder abspringen.“
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„Ich will nicht, dass neue Leute gleich wieder abspringen.“
Ausgangslage: In Markus’ Unternehmen verlassen 2 von 5 neuen Mitarbeitenden das Unternehmen noch in der Probezeit. Das kostet Nerven – und Geld.
Herausforderung: Unklare Prozesse, kein Preboarding, wenig Orientierung in den ersten Wochen – und Frust auf beiden Seiten.
Lösung: Der HR|Pilot übernimmt das gesamte Pre- & Onboarding, begleitet die Probezeit strukturiert und sorgt für regelmäßige Rückkopplung mit den Führungskräften.
Sophie – Teamleiterin mit akuten Vakanzen
„Ich will passende Leute – aber ich hab keine Zeit, mich um alles zu kümmern.“
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„Ich will passende Leute – aber ich hab keine Zeit, mich um alles zu kümmern.“
Ausgangslage: Sophie sucht dringend Verstärkung. Doch Bewerbungen bleiben liegen, Gespräche verzögern sich, das Preboarding passiert irgendwie nebenbei.
Herausforderung: Sie ist operativ gebunden, hat kaum Kapazität für strukturierte Kommunikation – und fühlt sich vom Recruiting oft allein gelassen.
Lösung: Der HR|Pilot übernimmt Vorauswahl, Kommunikation und Prozesskoordination – von Bewerbung bis erstem Arbeitstag.
Alle Leistungen im Detail
Transparenz & Verlässlichkeit – das bekommst du im Modul starke Mitarbeiterbeziehungen.
Bewerbermanagement
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- Sichtung & Kategorisierung: Wir prüfen eingehende Bewerbungen, priorisieren anhand definierter Kriterien und schaffen Übersicht über den Bewerberpool.
- Vorauswahl & Koordination: Wir treffen eine fundierte Vorauswahl und stimmen diese mit Bedarfsträgern ab – inklusive strukturierter Rückmeldeschleifen.
- Kommunikation & Follow-up: Wir übernehmen die Kommunikation mit Bewerbenden – von Eingangsbestätigung bis Einladung zum Gespräch.
- Prozessübersicht: Du siehst jederzeit, wer sich wo im Prozess befindet – ohne Excel-Chaos oder Zettelwirtschaft.
Preboarding
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- Begrüßung & Orientierung: Direkt nach Vertragsunterschrift erhalten neue Mitarbeitende eine persönliche Willkommensmail mit Übersicht zu Preboarding & Ansprechpartnern.
- Technisches & organisatorisches Setup: Wir koordinieren die Einrichtung (IT, Tools, Zugänge) ca. 4 Wochen vor Start – inkl. Übergabe an interne Stellen.
- Kulturelle & soziale Integration: Begrüßungsvideo, Infos zur Unternehmenskultur und Teamvorstellung – für ein Gefühl von Zugehörigkeit vor dem ersten Tag.
- Preboarding-Gespräch & Willkommenspaket: Einladung zum Gespräch (Call oder Video), Versand vorbereiteter Unterlagen & Inhalte nach Absprache.
Onboarding
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- Willkommensmappe & Start-Checkliste: Wir erstellen personalisierte Unterlagen (digital oder print), inkl. Vision, Werte, Teamstruktur & Ablauf des ersten Tages.
- Übergabe & Laufzettel: Wir koordinieren alle To-dos mit IT, HR & Fachbereichen – damit der Start reibungslos funktioniert.
- Einführung in Tools & Prozesse: Neue Mitarbeitende erhalten klar strukturierte Infos zu Arbeitszeit, Urlaubsanträgen, IT-Systemen & Co.
- Einarbeitungsplanung: Erstellung & Steuerung des Onboarding-Fahrplans mit Erwartungsklärung (30-60-90) – abgestimmt mit dem Fachbereich.
Probezeitbegleiteung & Reporting
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- Strukturierte Feedbackgespräche: Wir begleiten die Probezeit mit regelmäßigen Check-ins – inkl. Rückmeldung von und an neue Mitarbeitende.
- Zielparameter & Entwicklung: Wir sichern, dass Erwartungen, Rollen und Entwicklungsschritte klar und erreichbar definiert sind.
- Reporting & Anpassung: Du erhältst alle drei Monate ein Reporting zur Wirksamkeit – ergänzt durch fallspezifische Feedback-Calls für Feintuning.
- Frühwarnsystem statt Überraschung: Wir erkennen Stolpersteine im Prozess frühzeitig – damit Entwicklung gelingt und Frühfluktuation sinkt.
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