Dein HR-Alltag: strukturiert, wirksam und entlastet.

Wir übernehmen deine HR-Administration – strukturiert, verlässlich, messbar. Damit du wieder Zeit fürs Wesentliche hast Was du abgibst PZE-Kontenpflege & Kommunikation Monitoring Urlaub, Krankheit, Überstunden Erhebung & Pflege von Personalstammdaten Was du gewinnst Mehr Zeit & Fokus Strukturierte HR-Abläufe Verlässliche HR-Kennzahlen So läuft’s ab 1 Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ▼ Direkt nach Bestellung benötigen wir die rechtskonforme Grundlage für die Datenverarbeitung durch progressio Managementtraining GmbH. Erst dann können wir mit dem Onboarding beginnen. 2 Onboarding & Setup ▼ Damit wir den operativen Start optimal vorbereiten können, benötigen wir – sofern vorhanden – folgende Infos und Daten von euch: Organigramm & Kontaktdaten Personalstammdaten Zugriff auf PZE (falls vorhanden) Ggf. Betriebsvereinbarungen & Tarifverträge 3 Kick-Off ▼ Wir wollen immer zunächst wissen, was ihr genau braucht, daher: IST-/ZIEL-Zustand & Zieldefinition Information-by-Exceptions-Parameter Information der Mitarbeitenden (per Video oder Call) GoLive der Betreuung 4 Laufende Betreuung ▼ Kontrolle & Abschluss von PZE-Konten Kommunikation mit MA & Vorgesetzten Monitoring: Urlaub, Krankheit, Überstunden, Arbeitszeit Begleitung bei Einführung neuer PZE-Systeme (optional) 5 Reporting & Weiterentwicklung ▼ Monatliches Reporting 3-monatlicher Feedback-Call Statistiken: Urlaub, Krankheit, Überstunden, Fluktuation Schulungs- & Recruiting-Kennzahlen Was Kunden überzeugt 94 % Weiterempfehlungsrate Typische Use Cases aus dem Alltag Christina – HR-Generalistin mit vielen Hüten „Ich will weniger Rückfragen & mehr Überblick.“ ▼ Ausgangslage: Christina betreut rund 50 Mitarbeitende allein im HR. Neben Onboarding und Abrechnung kümmert sie sich um alle operativen Anfragen. Herausforderung: Täglich wird sie von Rückfragen unterbrochen: „Wie viele Urlaubstage hab ich noch?“ – „Warum fehlen Stunden im Konto?“ Lösung: Der HR|Pilot übernimmt die vollständige Pflege der PZE-Konten und die operative Kommunikation mit Mitarbeitenden und Führungskräften. Christina muss nicht mehr aktiv eingreifen. Ergebnis: Sie spart wöchentlich 6–8 Stunden, bekommt verlässliche HR-Kennzahlen auf Monatsbasis und kann sich auf strategische Projekte konzentrieren. Martin – Geschäftsführer eines wachsenden IT-Dienstleisters mit 80 MA „Ich brauche verlässliche HR-Kennzahlen.“ ▼ Ausgangslage: Martin führt ein wachsendes Team, aber es fehlt Transparenz über Abwesenheiten, Urlaubsstände oder Krankheitsmuster. Herausforderung: Ohne belastbare Daten kann er weder Personalkosten noch Auslastung gezielt steuern – Planung wird zum Blindflug. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt das Monitoring operativer Kennzahlen, erstellt monatliche Reports und zeigt Entwicklungen auf einen Blick – inkl. Vergleich von Soll-/Ist-Stunden. Ergebnis: Martin erkennt frühzeitig Auffälligkeiten und trifft fundierte Entscheidungen – ohne zusätzliche interne Ressourcen binden zu müssen. Sarah – Leitung Zentrale Dienste in einem sozialen Träger „Ich will reibungslose HR-Abläufe – ohne Chaos im Alltag.“ ▼ Ausgangslage: Sarah koordiniert die Personalverwaltung für zwei Einrichtungen mit insgesamt 65 Mitarbeitenden. Die PZE läuft dezentral, Urlaubsanträge gehen per E-Mail ein, Rückfragen häufen sich. Herausforderung: Ständig fehlt Klarheit, wer wann arbeitet oder krank ist – der Alltag ist unstrukturiert, und die Kommunikation frisst Zeit. Lösung: Der HR|Pilot strukturiert den gesamten Ablauf: ein zentrales PZE-System mit klaren Zuständigkeiten, monatlichem Reporting und definierten Kommunikationswegen. Ergebnis: Sarah gewinnt Übersicht, spart rund 10 Stunden pro Monat und schafft endlich eine belastbare HR-Struktur, die im Alltag funktioniert. Alle Leistungen im Detail Transparenz & Verlässlichkeit – das bekommst du im Modul reibungslose HR-Administration. Personalzeiterfassung ▼ Kontenpflege & Abschluss: Wir kontrollieren regelmäßig die PZE-Konten aller Mitarbeitenden, schließen Zeiträume ab und korrigieren Unstimmigkeiten. Damit bleibt deine HR-Dokumentation sauber und audit-ready. Monitoring von Urlaub, Krankheit & Überstunden: Wir behalten alle Abwesenheiten im Blick, dokumentieren sauber und melden Auffälligkeiten frühzeitig. So hast du jederzeit Übersicht und Sicherheit. Kommunikation mit Mitarbeitenden & Führungskräften: Rückfragen zu Urlaub, Stunden oder Abwesenheiten? Wir übernehmen die operative Kommunikation – und entlasten so deine HR-Verantwortlichen. Begleitung bei Systemwechsel (optional): Du planst die Einführung eines neuen PZE-Systems? Wir begleiten dich strukturiert und sichern den Übergang. Statistik & Reporting ▼ Monatliches HR-Reporting: Du erhältst monatlich ein strukturiertes Reporting zu Urlaub, Krankheit, Überstunden & Co. – ideal für Controlling, Führung und Steuerung. Kennzahlen zur Personalstruktur: Altersstruktur, Beschäftigungsdauer, Beschäftigungsarten – wir liefern dir belastbare Kennzahlen für strategische HR-Entscheidungen und deine Meldepflichten. Fluktuationskennzahlen Auch, wenn es wirklich teuer ist - Fluktuation gehört zur Arbeit mit Mitarbeitenden. Du bekommst dein Dashboard mit den Fluktuationsquoten (Gesamtquote, aktive Fluktuationsquote, passive Fluktuationsquote) und Fluktuationsprognose - damit du rechtzeitig reagieren kannst und handlungsfähig bleibst. Schulungs- & Trainingsstatistik Du erhältst einen strukturierten Überblick über die Entwicklung deines Personals mit Schulungsquote, Anzahl Trainingstage im Monat / Quartal / Jahr, durchschnittliche Trainingskosten je Trainingstag. So weißt du, wie du deine HR zukunftsfähig machst und hältst. Recruitingstatistiken Durchschnittliche Besetzungsdauer, durchschnittliche Bewerbungszahlen, durchschnittliche Gespräche bis Einstellung – alles auf einen Blick zur Optimierung deiner Personalgewinnungsstrategie. Quartalsweiser Feedback-Call: Alle drei Monate schauen wir gemeinsam drauf: Was hat sich entwickelt? Wo braucht es Anpassung? So bleibst du steuerungsfähig.

Wir stärken eure Mitarbeiterbeziehungen – empathisch, strukturiert, wirksam. Für weniger Fluktuation, mehr Engagement und ein starkes Miteinander. Was du abgibst Mitarbeitergespräche: Wir führen oder begleiten Jahres-, Ziel-, Feedback- und Entwicklungsgespräche. Konfliktsituationen: Wir moderieren heikle Gespräche wie Mahn- oder Konfliktgespräche – professionell & zielorientiert. BEM-Gespräche: Wir koordinieren, dokumentieren und begleiten den gesamten BEM-Prozess. Wöchentliche Sprechstunde: 1h pro Woche für persönliche Anliegen, Belastungen oder sensible Themen – direkt mit progressio. Was du gewinnst Weniger Fluktuation: Frühzeitige Signale erkennen, bevor Kündigungen entstehen. Klarheit & Sicherheit: Strukturierte Gesprächsprozesse, dokumentiert & nachvollziehbar. Entlastung & Vertrauen: Führungskräfte müssen nicht „psychologisch moderieren“, sondern bekommen professionelle Begleitung. Wirkung zeigen: Fortschritt, Entwicklung & Bindung werden endlich sichtbar – auch im Reporting. So läuft’s ab 1 Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ▼ Direkt nach Bestellung benötigen wir die rechtskonforme Grundlage für die Datenverarbeitung durch progressio Managementtraining GmbH. Erst dann können wir mit dem Onboarding beginnen. 2 Onboarding & Setup ▼ Damit wir den operativen Start optimal vorbereiten können, benötigen wir – sofern vorhanden – folgende Infos und Daten von euch: Organigramm & Kontaktdaten Gesprächsformulare (falls vorhanden) letzte Zielvereinbarungen & Jahresgespräche (falls vorhanden) Ggf. Betriebsvereinbarungen & Tarifverträge Themenplan (was liegt wann bei wem an - falls vorhanden) 3 Kick-Off & Zielklärung ▼ Im gemeinsamen Starttermin klären wir: IST-/ZIEL-Zustand Ziele & Herausforderungen Zeitfenster für die Sprechstunde Rahmenbedingungen (Entscheidungswege, Stillschweige-Regelungen und -Ausnahmen) 4 GoLive & Mitarbeitenden-Information ▼ Start der Betreuung inkl.: Info an Mitarbeitende (per Video oder Call) Bereitstellung von Zugängen für den Datentransfer Start der MA-Sprechstunde 5 laufende Gespräche & Begleitung ▼ Wöchentliche Sprechstunden, Durchführung & Begleitung von: Feedbackgesprächen Ziel- & Entwicklungsgesprächen Konfliktgesprächen BEM-Gesprächen Eskalationsmoderation nach Bedarf 6 Iteration & Reporting ▼ Damit wir dir wirklich nachhaltig helfen: Monatliches Reporting (Nutzung, Zufriedenheit, Themen) 3-monatiger Feedback-Call Inhaltliche Feinjustierung & Weiterentwicklung Was Kunden überzeugt 94 % Weiterempfehlungsrate Typische Use Cases aus dem Alltag Christina – HR-Generalistin mit vielen Hüten „Ich will schwierige Gespräche nicht allein führen – das kostet mich zu viel Zeit und Energie.“ ▼ Ausgangslage: Christina betreut rund 50 Mitarbeitende – und das komplett allein. Bewerbungsgespräche, Krankmeldungen, Konflikte: Alles läuft bei ihr zusammen. Für Feedback- oder BEM-Gespräche fehlt ihr oft die Zeit – und manchmal auch das gute Gefühl. Herausforderung: Sie steht ständig zwischen den Stühlen: Führungskräfte erwarten Rückendeckung, Mitarbeitende Vertrauen. Besonders bei Konflikten ist sie unsicher. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt strukturierte Gesprächsformate, moderiert sensible Themen und bietet eine wöchentliche Mitarbeitenden-Sprechstunde – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Christina. Ergebnis: Sie spart rund 6 Stunden pro Monat, gewinnt Sicherheit im Umgang mit schwierigen Themen – und kann sich endlich auf ihre strategische Rolle fokussieren. Martin – Geschäftsführer eines wachsenden IT-Dienstleisters mit 80 MA „Ich will wissen, was meine Leute wirklich beschäftigt – bevor sie kündigen.“ ▼ Ausgangslage: Martin führt ein wachsendes Team, doch Fluktuation und Krankheitsquoten steigen. Kündigungen kommen oft aus dem Nichts – Gespräche finden zu selten statt oder laufen unstrukturiert. Herausforderung: Ohne klare Gesprächsprozesse fehlt Martin der Überblick: Was beschäftigt die Leute wirklich? Wo brodelt es? Wo braucht es Entwicklung? Lösung: Der HR|Pilot übernimmt regelmäßige MA-Gespräche, dokumentiert Entwicklungen und liefert Reportings zu Themen, Stimmung und Nutzung. Ergebnis: Martin erkennt Auffälligkeiten frühzeitig, reagiert gezielter und senkt die Fluktuation – ohne dafür internes HR aufstocken zu müssen. Sarah – Leitung Zentrale Dienste in einem sozialen Träger „Ich will, dass auch zwischenmenschlich Struktur herrscht – nicht nur in den Akten.“ ▼ Ausgangslage: Sarah betreut zwei Einrichtungen mit über 60 Mitarbeitenden. Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Konflikte: Vieles läuft per Zuruf. Für strukturierte Mitarbeitergespräche fehlt schlicht die Zeit. Herausforderung: Persönliche Themen bleiben liegen, belastende Situationen werden zu spät erkannt – das kostet Kraft und Vertrauen im Team. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt eine wöchentliche Sprechstunde, führt Feedback- und Konfliktgespräche und begleitet bei sensiblen Themen wie BEM. Ergebnis: Sarah gewinnt Übersicht, spart ca. 8–10 Stunden im Monat und schafft ein verlässliches Gesprächsangebot – ohne zusätzliche Ressourcen. Julia – HR-Business-Partnerin mit strategischem Fokus „Ich will Gesprächsdaten, keine Gesprächsdramen.“ ▼ Ausgangslage: Julia verantwortet die HR-Strategie für drei Standorte. Doch die Umsetzung vor Ort ist oft inkonsistent: Mal werden Gespräche geführt, mal nicht. Ergebnisse? Meist nirgends dokumentiert. Herausforderung: Ohne strukturierte Datenbasis fehlt ihr die Grundlage für gezielte HR-Steuerung – dabei soll sie genau das liefern. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt die Durchführung und Dokumentation zentraler Gesprächsformate und liefert monatlich Reportings zur Nutzung, Zufriedenheit und Themenlage. Ergebnis: Julia erhält endlich belastbare Gesprächsdaten, kann strategisch planen und Führungskräfte gezielt unterstützen – ohne operative Eskalationen selbst moderieren zu müssen. Alle Leistungen im Detail Transparenz & Verlässlichkeit – das bekommst du im Modul starke Mitarbeiterbeziehungen. Mitarbeitergespräche & Konfliktmoderation ▼ Durchführung & Begleitung von Mitarbeitergesprächen: Ob Jahresgespräch, Zielvereinbarung oder Feedback – wir übernehmen oder moderieren eure zentralen Gesprächsformate. Moderation in kritischen Situationen: Bei Mahnungen, Konflikten oder Unsicherheiten stehen wir mit strukturierter Gesprächsführung und professioneller Deeskalation zur Seite. Strukturierte Vor- & Nachbereitung: Wir sorgen für klare Abläufe und dokumentieren Ergebnisse – nachvollziehbar und gesprächswirksam. Sprechstunde & BEM ▼ Wöchentliche Sprechstunde für Mitarbeitende: 1 Stunde pro Woche für persönliche Anliegen, Belastungssituationen oder sensible Fragen – direkt mit progressio. Vertraulicher Raum & klare Eskalationswege: Wir stabilisieren, begleiten und informieren bei Bedarf – ohne Umwege über Führungskräfte. BEM-Gespräche mit Erfahrung: Wir koordinieren, bgleiten und dokumentieren den gesamten BEM-Prozess – für mehr Sicherheit in der besonders herausfordernden Situation. Reporting & Weiterentwicklung ▼ Monatliches Reporting mit Wirkung: Nutzung, Zufriedenheit, Themenlage – alles auf einen Blick, inklusive qualitativer Entwicklung. Quartalsweiser Feedback-Call: Alle drei Monate analysieren wir gemeinsam den Fortschritt – und passen Inhalte und Vorgehen bei Bedarf an. Strategische Empfehlungen zur Gesprächskultur: Wir zeigen auf, wo Strukturen wirken – und wo neue Impulse Bindung und Führung verbessern können.

Wir machen euer Recruiting wirksam – durch Struktur, System und echte Entlastung. Damit aus Bewerbern Mitarbeitende werden – mit System, Überblick und Wirkung. Was du abgibst Administration im Bewerbermanagement: Wir sichten und kategorisieren Bewerbungen, übernehmen die Vorauswahl und stimmen alles mit den Fachbereichen ab – präzise, transparent und zeitsparend. Preboarding-Prozess: Vom Willkommenspaket bis zur Einladung zum Preboarding-Gespräch – wir gestalten eine verbindliche Ankommensphase, die Wertschätzung zeigt und Orientierung gibt. Onboarding-Grundlagen: Wir erstellen Willkommensunterlagen, organisieren erste Tage, klären Schnittstellen – damit niemand im Chaos landet, sondern vom ersten Tag an weiß, wo es langgeht. Begleitung der Probezeit: Wir strukturieren Feedbackschleifen, begleiten Erwartungsklärung (30-60-90) und sichern die Zielparameter – damit Entwicklung nicht dem Zufall überlassen bleibt. Was du gewinnst Passende Besetzungen – schneller und mit weniger Zeiteinsatz für dich: Du bekommst Klarheit in deinem Recruitingprozess – von der ersten Bewerbung bis zum gelungenen Start. Ohne langes Nachfassen. Ohne Reibungsverluste. Entlastung mit System: Wir halten die Fäden zusammen – während du dich auf Gespräche und Entscheidungen fokussieren kannst. Alles andere regeln wir. Ein starkes Willkommensgefühl: Neue Mitarbeitende spüren: Hier wurde mitgedacht. Das sorgt für Bindung, Klarheit – und weniger Frühfluktuation. Onboarding, das wirkt: Struktur, Feedback, klare Abläufe – dein Onboarding wird vom Unsicherheitsfaktor zur Erfolgsbasis für langfristige Mitarbeit. So läuft’s ab 1 Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ▼ Direkt nach Bestellung starten wir mit der rechtskonformen Grundlage zur Verarbeitung deiner Bewerber- und Personaldaten. 2 Onboarding & Setup ▼ Damit wir den operativen Start optimal vorbereiten können, benötigen wir – sofern vorhanden – folgende Infos und Daten von euch: Organigramm & Ansprechpartner Stellenplan & -beschreibungen (falls vorhanden) bestehende Stellenausschreibungen (falls vorhanden) Ggf. relevante Betriebsvereinbarungen & Tarifverträge Ablauf und Daten zu bisherigem Onboarding und Probezeit (falls vorhanden) Zugriff auf Bewerbungsmanagement-Portale (falls vorhanden) 3 Kick-Off & Zielklärung ▼ Im gemeinsamen Starttermin klären wir: IST-/ZIEL-Zustand Ziele, Herausforderungen & Rollenverteilung Kommunikationsabläufe in der Zusammenarbeit Preboarding- & Probezeit-Rahmenbedingungen 4 GoLive & Kommunikation ▼ Sobald alle Informationen stehen, starten wir die Betreuung: Kommunikation an relevante Beteiligte (per Video oder Call) Einrichtung der Prozesse Start in den aktiven Betrieb 5 Preboarding & Setup neuer Mitarbeiter ▼ Wir gestalten eine strukturierte Ankommensphase: Begrüßung, Willkommenspaket, erste Orientierung Koordination IT-Setup & Schnittstellen Einladung zum Preboarding-Gespräch Kulturelle & soziale Integration vor dem ersten Arbeitstag 6 Onboarding & Einarbeitungsplan ▼ Wir übernehmen die Basics für einen gelungenen Start: Willkommensmappe, Laufzettel, Ablauf erster Tag Einarbeitungsplan & Erwartungsklärung (30-60-90) Übergabe an Fachbereich mit Struktur 7 Probezeitbegleitung & Feedback ▼ Wir begleiten durch die ersten Monate: Strukturierte Feedbackschleifen Reflexion mit Führung & Mitarbeitenden Anpassung der Zielparameter bei Bedarf 8 Reporting & Weiterentwicklung ▼ Wir stimmen uns laufend mit dir ab: monatlicher Rückblick & Ausblick auf offene Themen fallspezifische Feedback-Calls für den letzten Feinschliff 3-monatliches Reporting zur Wirksamkeit Was Kunden überzeugt 94 % Weiterempfehlungsrate Typische Use Cases aus dem Alltag Stefan – Bereichsleiter mit wachsendem Team „Ich brauche endlich Struktur im Onboarding – und zwar bevor die Leute starten.“ ▼ Ausgangslage: Stefan verantwortet 4 Teams mit über 30 Mitarbeitenden. Neue Stellen entstehen laufend – doch die Einarbeitung läuft oft unkoordiniert, jedes Team macht es anders. Herausforderung: Neue Mitarbeitende fühlen sich in den ersten Wochen allein gelassen, Rückfragen häufen sich, das Onboarding kostet alle Beteiligten unnötig viel Zeit. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt Preboarding, organisiert Schnittstellen, bereitet alles für den ersten Tag vor und koordiniert den Onboarding-Fahrplan mit Stefan. Ergebnis: Stefan spart pro Onboarding-Fall mehrere Stunden, neue Mitarbeitende starten mit Klarheit – und bleiben messbar länger. Julia – HR-Specialist Recruiting „Ich verliere zu viel Zeit mit Abstimmungen – dabei sollte ich rekrutieren.“ ▼ Ausgangslage: Julia betreut allein das gesamte Bewerbermanagement. Sie spricht mit Bedarfsträgern, verwaltet Bewerbungen, organisiert Termine – und erstellt nebenbei noch E-Mails und Vorlagen. Herausforderung: Keine Standards, zu viele manuelle Prozesse, zu wenig Zeit für strategische Themen – von Preboarding ganz zu schweigen. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt Sichtung & Vorauswahl, standardisiert Kommunikation, richtet ein Preboarding-System ein und sorgt für abgestimmte Abläufe. Ergebnis: Julia gewinnt ca. 10 Stunden im Monat zurück, kann strategisch rekrutieren und neue Rollen strukturiert integrieren. Markus – Geschäftsführer eines wachsenden Mittelständlers „Ich will nicht, dass neue Leute gleich wieder abspringen.“ ▼ Ausgangslage: In Markus’ Unternehmen verlassen 2 von 5 neuen Mitarbeitenden das Unternehmen noch in der Probezeit. Das kostet Nerven – und Geld. Herausforderung: Unklare Prozesse, kein Preboarding, wenig Orientierung in den ersten Wochen – und Frust auf beiden Seiten. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt das gesamte Pre- & Onboarding, begleitet die Probezeit strukturiert und sorgt für regelmäßige Rückkopplung mit den Führungskräften. Ergebnis: Die Frühfluktuation sinkt, die Arbeitgeberwirkung steigt – und Markus spart signifikant Kosten im Recruiting. Sophie – Teamleiterin mit akuten Vakanzen „Ich will passende Leute – aber ich hab keine Zeit, mich um alles zu kümmern.“ ▼ Ausgangslage: Sophie sucht dringend Verstärkung. Doch Bewerbungen bleiben liegen, Gespräche verzögern sich, das Preboarding passiert irgendwie nebenbei. Herausforderung: Sie ist operativ gebunden, hat kaum Kapazität für strukturierte Kommunikation – und fühlt sich vom Recruiting oft allein gelassen. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt Vorauswahl, Kommunikation und Prozesskoordination – von Bewerbung bis erstem Arbeitstag. Ergebnis: Sophie bekommt passende Kandidat*innen im Zeitplan – und kann sich auf Führung konzentrieren, statt Prozesse zu organisieren. Alle Leistungen im Detail Transparenz & Verlässlichkeit – das bekommst du im Modul starke Mitarbeiterbeziehungen. Bewerbermanagement ▼ Sichtung & Kategorisierung: Wir prüfen eingehende Bewerbungen, priorisieren anhand definierter Kriterien und schaffen Übersicht über den Bewerberpool. Vorauswahl & Koordination: Wir treffen eine fundierte Vorauswahl und stimmen diese mit Bedarfsträgern ab – inklusive strukturierter Rückmeldeschleifen. Kommunikation & Follow-up: Wir übernehmen die Kommunikation mit Bewerbenden – von Eingangsbestätigung bis Einladung zum Gespräch. Prozessübersicht: Du siehst jederzeit, wer sich wo im Prozess befindet – ohne Excel-Chaos oder Zettelwirtschaft. Preboarding ▼ Begrüßung & Orientierung: Direkt nach Vertragsunterschrift erhalten neue Mitarbeitende eine persönliche Willkommensmail mit Übersicht zu Preboarding & Ansprechpartnern. Technisches & organisatorisches Setup: Wir koordinieren die Einrichtung (IT, Tools, Zugänge) ca. 4 Wochen vor Start – inkl. Übergabe an interne Stellen. Kulturelle & soziale Integration: Begrüßungsvideo, Infos zur Unternehmenskultur und Teamvorstellung – für ein Gefühl von Zugehörigkeit vor dem ersten Tag. Preboarding-Gespräch & Willkommenspaket: Einladung zum Gespräch (Call oder Video), Versand vorbereiteter Unterlagen & Inhalte nach Absprache. Onboarding ▼ Willkommensmappe & Start-Checkliste: Wir erstellen personalisierte Unterlagen (digital oder print), inkl. Vision, Werte, Teamstruktur & Ablauf des ersten Tages. Übergabe & Laufzettel: Wir koordinieren alle To-dos mit IT, HR & Fachbereichen – damit der Start reibungslos funktioniert. Einführung in Tools & Prozesse: Neue Mitarbeitende erhalten klar strukturierte Infos zu Arbeitszeit, Urlaubsanträgen, IT-Systemen & Co. Einarbeitungsplanung: Erstellung & Steuerung des Onboarding-Fahrplans mit Erwartungsklärung (30-60-90) – abgestimmt mit dem Fachbereich. Probezeitbegleiteung & Reporting ▼ Strukturierte Feedbackgespräche: Wir begleiten die Probezeit mit regelmäßigen Check-ins – inkl. Rückmeldung von und an neue Mitarbeitende. Zielparameter & Entwicklung: Wir sichern, dass Erwartungen, Rollen und Entwicklungsschritte klar und erreichbar definiert sind. Reporting & Anpassung: Du erhältst alle drei Monate ein Reporting zur Wirksamkeit – ergänzt durch fallspezifische Feedback-Calls für Feintuning. Frühwarnsystem statt Überraschung: Wir erkennen Stolpersteine im Prozess frühzeitig – damit Entwicklung gelingt und Frühfluktuation sinkt.

Wir machen Kulturarbeit und Entwicklung messbar – für ein HR, das wirklich wirkt. Damit Befragungen, Trainings und Offboarding nicht als Pflichtübung verpuffen – sondern Wirkung zeigen. Was du abgibst Mitarbeiterbefragungen: Wir übernehmen die vollständige Umsetzung – von der Zieldefinition über die Konzeption bis zur Durchführung und Auswertung. Themen: Zufriedenheit, Führung, Kultur, Entwicklung, KVP. Inklusive Reporting & Handlungsempfehlungen. Schulungsmanagement: Wir strukturieren deinen gesamten Weiterbildungsprozess: Bedarfserhebung, Anbieterkoordination, Buchung, Zufriedenheitsbewertung – plus dreistufige Erfolgskontrolle. Offboarding-Prozess: Wir entwickeln mit dir einen professionellen Offboarding-Ablauf – mit klaren Verantwortlichkeiten, Gesprächsleitfäden, Durchführung oder Begleitung von Exit-Gesprächen und Reporting der Ergebnisse. Datenerhebung & Reporting: Wir schaffen Transparenz über emotionale und strukturelle Entwicklungsthemen – durch saubere Daten, klar strukturierte Dashboards und regelmäßige Feedbackschleifen. Was du gewinnst Mehr Steuerung statt Bauchgefühl: Du erhältst fundierte Daten zu Kultur, Führung und Entwicklung – in einer Qualität, mit der du wirklich Entscheidungen treffen und Veränderungen gezielt steuern kannst. Ein integriertes System für Entwicklung: Statt isolierter Maßnahmen bekommst du ein strukturiertes Gesamtsystem, in dem Befragungen, Trainings und Offboarding nahtlos ineinandergreifen – nachvollziehbar, planbar, messbar. Stärkere Positionierung deines HR-Bereichs: Du trittst als strategische Instanz auf, die nicht nur administriert, sondern Wirkung erzeugt – sichtbar, datenbasiert und anschlussfähig an Geschäftsführung & OE. Wirkung bis zum letzten Arbeitstag: Mit einem wertschätzenden, strukturierten Offboarding zeigst du Haltung, sorgst für Klarheit und gewinnst Rückkehrerpotenzial – statt stillem Abgang und Know-how-Verlust. So läuft’s ab 1 Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ▼ Direkt nach Bestellung starten wir mit der rechtskonformen Grundlage zur Verarbeitung deiner Bewerber- und Personaldaten. 2 Onboarding & Setup ▼ Damit wir den operativen Start optimal vorbereiten können, benötigen wir – sofern vorhanden – folgende Infos und Daten von euch: Organigramm & Ansprechpartner Stellenplan & -beschreibungen (falls vorhanden) Abgleich Stellenanforderungsprofile vs. Stellenbesetzungsprofile (falls vorhanden) Überblick bisherige Trainingsprogramme (falls vorhanden) bestehende Auswahlprozesse für Trainingsprogramme (falls vorhanden) Überblick über bisherige Erfolgskontrollen (falls vorhanden) aktueller Offboarding-Prozess Ergebnisse bisheriger Mitarbeiter-Befragungen technische Zugänge & Zuständigkeiten 3 Kick-Off & Zielklärung ▼ Im gemeinsamen Starttermin klären wir: IST-/ZIEL-Zustand eurer Kultur- & Entwicklungsarbeit Ziele, Herausforderungen & Prioritäten Kommunikationsabläufe in der Zusammenarbeit ggf. erste Befragungsfelder & Schulungsthemen 4 Abstimmung & Prozessdesign ▼ Wir entwickeln oder überarbeiten gemeinsam: den Befragungsprozess (inkl. Zyklen, Tools, Auswertung) die Systemik zur Schulungsbedarfsermittlung den Ablauf und die Verantwortlichkeiten im Offboarding 5 GoLive & Kommunikation ▼ Wir starten die aktive Betreuung: Einbindung & Information relevanter Mitarbeitender (z. B. per Video oder Call) Freischaltung von Befragungen oder Tools Start des systematischen Kulturmanagements 6 Mitarbeiterbefragungen & Auswertung ▼ Wir führen Befragungen durch, z.B. zu: Zufriedenheit & Führung Entwicklungsperspektiven & -Bedarfe KVP Inklusive Auswertung, Interpretation & Handlungsempfehlungen 7 Schulungsmanagement & Offboarding-Umsetzung ▼ Wir übernehmen: Anieterkoordination, Buchungen, dreistufige Erfolgskontrolle Durchführung oder Begleitung von Offboarding-Gesprächen Vorlagen, Leitfäden & Reporting 8 Reporting & Weiterentwicklung ▼ Wir stimmen uns laufend mit dir ab: monatliche Reportings zu Maßnahmen & Wirkung Feedback-Calls alle drei Monate zur strategischen Feinjustierung Was Kunden überzeugt 94 % Weiterempfehlungsrate Typische Use Cases aus dem Alltag Katrin – HR-Leitung mit Ambitionen „Ich will nicht mehr nur befragen – ich will Kultur gezielt steuern.“ ▼ Ausgangslage: Katrin verantwortet den gesamten HR-Bereich in einem mittelständischen Unternehmen. MA-Befragungen finden unregelmäßig statt, Schulungen laufen dezentral – und der Offboarding-Prozess existiert nur als Word-Datei. Herausforderung: Sie will HR strategischer aufstellen, aber es fehlt an Systematik, Datenqualität und Ressourcen für die Umsetzung. Lösung: Der HR|Pilot konzipiert mit ihr ein durchgängiges System: Befragung – Schulung – Offboarding – Reporting. Alles strukturiert, wiederholbar und anschlussfähig. Ergebnis: Katrin wird zur echten Kultur-Treiberin. Statt Einzelaktionen gibt es belastbare Daten, klare Abläufe und fundierte Entwicklung. Thomas – Leitung Zentrale Dienste in einem Träger „Ich will, dass wir wertschätzend gehen lassen – nicht schweigend.“ ▼ Ausgangslage: Thomas betreut mehrere Einrichtungen. Wenn Mitarbeitende kündigen, fehlt oft der Rahmen für ein professionelles Offboarding. Gespräche finden selten statt, Learnings gehen verloren. Herausforderung: Es fehlt an Struktur, Zeit und passenden Gesprächsanlässen. Dabei weiß er: Eine gute Trennung zahlt auf die Kultur ein. Lösung: Der HR|Pilot definiert einen Offboarding-Prozess mit Gesprächen, Vorlagen und Auswertung. Thomas delegiert die Durchführung – und bleibt im Bilde. Ergebnis: Mitarbeitende gehen mit Haltung. Thomas erkennt Muster, kann gegensteuern – und gewinnt Rückkehrer zurück. Isabel – HR-Business-Partnerin mit Strategieauftrag „Ich will Trainings nicht nur buchen – ich will wissen, was sie bringen.“ ▼ Ausgangslage: Isabel soll den Bereich Personalentwicklung neu aufstellen. Bisher: Anbieteranfragen per E-Mail, keine Erfolgskontrolle, wenig Transparenz. Herausforderung: PE wirkt wie ein schwarzes Loch – teuer, unklar, nicht steuerbar. Doch Geschäftsführung erwartet messbare Ergebnisse. Lösung: Der HR|Pilot implementiert ein strukturiertes Schulungsmanagement mit Bedarfsklärung, Koordination, Zufriedenheitsmessung & 3-stufiger Erfolgskontrolle. Ergebnis: Isabel hat volle Übersicht, kann gezielt steuern – und positioniert PE als strategischen Wertbeitrag. Sebastian – Organisationsentwickler mit Kulturfokus „Ich will, dass Kultur nicht nur auf der Website passiert.“ ▼ Ausgangslage: Sebastian begleitet Transformationsprozesse. Doch Kultur ist schwer zu fassen – viele Initiativen, kaum belastbare Daten, wenig Nachhaltigkeit. Herausforderung: Ohne regelmäßige Impulse, Befragungen und Feedbackprozesse bleibt Kulturarbeit vage – oder verpufft. Lösung: Der HR|Pilot übernimmt die Konzeption und Umsetzung regelmäßiger MA-Befragungen – mit Handlungsempfehlungen und Monitoring der Wirkung. Ergebnis: Sebastian erkennt, was wirkt – und was nicht. Kultur wird sichtbar, steuerbar und messbar. Alle Leistungen im Detail Transparenz & Verlässlichkeit – das bekommst du im Modul starke Mitarbeiterbeziehungen. Mitarbeiterbefragung & Feedbackprozesse ▼ Strategische Befragungskonzeption: Wir entwickeln gemeinsam mit euch einen Befragungsprozess, der wirklich zur Organisation passt – inhaltlich, taktisch und methodisch. Ob Puls-Check, Jahresbefragung oder themenspezifische Vertiefung: Wir gestalten die Befragung entlang eurer Ziele – nicht nach Standardfragebogen. Umsetzung & Auswertung durch Profis: Wir übernehmen die gesamte Durchführung – inkl. technischer Umsetzung, Kommunikation an die Mitarbeitenden und vollständiger Auswertung. Anonym, datenschutzkonform, nutzerfreundlich. Maßnahmen- und Entscheidungsvorlagen: Du bekommst nicht nur Zahlen, sondern belastbare Handlungsempfehlungen – priorisiert, kategorisiert und anschlussfähig an eure Führungskultur. Optional: Moderation von Rückkopplungsschleifen: Auf Wunsch moderieren wir Team-Feedbackrunden zur Ergebnisreflexion – damit Daten wirklich zu Dialog führen. Schulungsmanagement & Erfolgskontrolle ▼ Systematische Bedarfserhebung: Gemeinsam mit HR und Führungskräften identifizieren wir Qualifizierungsbedarfe – strukturiert, transparent und abgestimmt mit eurer Strategie. Recherche, Buchung & Kommunikation: Wir übernehmen die gesamte Prozesssteuerung – von der Anbieterauswahl über Teilnehmerkoordination bis hin zu interner Kommunikation & Kalenderabstimmung. Zufriedenheitsmessungen nach der Maßnahme: Jede Maßnahme wird dokumentiert und evaluiert – auf Wunsch mit individuellen Fragebögen je Thema oder Zielgruppe. dreistufige Erfolgskontrolle: Wir führen Follow-ups nach 2 Wochen, 6 Monaten und 12 Monaten durch – damit aus Lernen Wirkung wird und PE kein Blindflug bleibt. Reporting mit Strategiebezug: Wir zeigen auf, wie Maßnahmen wirken – auf Kompetenz, Haltung und Verhalten im Alltag. Offboarding & Trennungsprozesse ▼ Prozessentwicklung mit Haltung: Gemeinsam mit dir erarbeiten wir ein Offboarding-Konzept, das kulturell stimmig und organisatorisch praktikabel ist. Dabei achten wir auf Konsistenz zwischen HR, Führung und Team. Strukturierte Exit-Gespräche: Wir führen oder begleiten Exit-Gespräche – mit vorbereiteten Gesprächsleitfäden, Dokumentation und gezielter Auswertung. Ob freiwillige Kündigung oder Trennung durch das Unternehmen – wir sorgen für Klarheit, Feedback und Haltung. Begleitmaterialien & Checklisten: Du erhältst einsatzbereite Vorlagen – von Gesprächsleitfäden über Offboarding-Laufzettel bis hin zu FAQ für Führungskräfte. Auswertung & Transfer: Die Ergebnisse der Exit-Gespräche fließen in euer Reporting ein – so erkennst du Muster, Stolperstellen und Chancen für Rückgewinnung oder Prävention. Reporting & Weiterentwicklung ▼ Monatliches Management-Reporting: Wir liefern dir kompakte, übersichtliche Reports zu allen durchgeführten Maßnahmen, offenen Themen und deren Wirkung – abgestimmt auf dein Steuerungsmodell. Feedback-Calls alle 3 Monate: In regelmäßigen Strategierunden besprechen wir gemeinsam: Was läuft? Was braucht es neu? Wo wirken Maßnahmen – und wo nicht? Iterative Weiterentwicklung: Statt einmaligem Konzept denken wir den Prozess mit dir weiter – in kleinen, aber wirksamen Schritten. Vom Befragungsthema über Schulungsangebote bis zur Gesprächskultur. Transparenz für Geschäftsführung & Führungskräfte: Du bekommst Kommunikationsvorlagen & Argumentationshilfen, um die Ergebnisse intern sichtbar und nutzbar zu machen.